Nola konpondu dokumentuen kudeaketa ohiko arazo hauek

Ikaslea, negozio profesionala, irakaslea edo etxean egon zaren amama izan, seguruenik gertatu zaizu askotan dokumentu elektronikoak kudeatzeko arazoak izatea. Paperik gabeko aroan, gutxienez dokumentuak kudeatzeko tekniken oinarriak ezagutu eta hori egiten ari zaren bitartean eraginkorra izaten ikasi behar da.

Dokumentuak arrakastaz kudeatzen ikasteko modurik onena arazo ohikoenei konponbideei buruz ikastea da. Ikus dezagun zein diren fitxategiak jorratzen dituzten guztiek dituzten arazo ohikoenak.

Zure fitxategia handiegia da bidaltzeko edo kargatzeko

Zure fitxategia bidaltzeko handiegia denean edo Google Drive-ra igotzeak betirako eskatzen duenean, fitxategiaren tamaina konprimitzeko tresnekin murriz dezakezu. Normalean, konpresio tresnek PDF fitxategiak bakarrik onartzen dituzte, beraz, zure fitxategia PDFn ez badago, lehenengo PDF bihurtu dezakezu.

Fitxategiak partekatzea

Nahiz eta fitxategi handi bat igo edo erantsiko baduzu, gogoan izan hartzaileak Interneteko konexio eskasa izan dezakeela eta fitxategia zenbat eta handiagoa izan, orduan eta luzeagoa izango da deskargatzeko. PDF fitxategi bat konprimitzen baduzu, ziur egon hartzaileak ez duela arazorik izango irekitzeko.

Hasi hazten HubSpot-ekin gaur

Zure negozioa hazten lagunduko duen marketin, salmenta eta zerbitzu softwarea. Hazten zure negozioa Salmentak, Marketina eta CRM softwareekin.

Babeslea (i)Ikusi gure Pribatutasun politika Babeslearen xehetasunetarako

Beste trikimailu bat da fitxategi bat zatitzea, baina dokumentu osoa behar ez duzun kasuetan funtzionatzen du. Behar dituzun orriak hauta ditzakezu eta PDF bi edo txikiagoetan PDF zatitu. Jakina, fitxategiaren tamaina askoz txikiagoa izango da.

Ezin duzu eskaneatutako PDF bat editatu

Kudeaketa dokumentatzeko orduan ohikoenetako bat eskaneatutako PDF bat editatzea da. Seguru asko dakizuenez, PDF bihurgailu guztiek ez dute eskaneatutako PDF fitxategia bihur dezakete edo bihurketa emaitza editatzen ez den edukia da fitxategi formatu editablean.

Horretarako azalpen bat dago. PDF bihurgailua eskaneatutako fitxategietatik testua ateratzen duen OCR teknologiarekin eraiki behar da. Beraz, eskaneatutako PDF bat editatu nahi duzun hurrengo aldian, erabili PDF bihurketa tresna eskaneatutako PDF fitxategiak Word eta beste formatu bihur ditzakeen.

Nola editatu eskaneatutako paperezko dokumentua

Paperezko dokumentu bat bakarrik baduzu eta bertsio elektronikoa egin nahi baduzu, ez duzu dena eskuz berriro idatzi behar. Eskuratu paperezko dokumentuaren argazki bat edo eskaneatu eskaner batekin. Arestian aipatu dugun PDF bihurketa tresna honekin, eskaneatutako irudi fitxategia (argazki bat edo zure paperezko dokumentua eskaneatu) Word, Text edo Excel bihurtu dezakezu.

Bihurketa horrek arrakasta izan dezan baldintza bakarra zure paperaren argazkia gainazal lauan eta ikusgai atzeko planoan ez sartzea da.

Orain, ez duzu denborarik galdu behar testua paperean berriro idaztean, horren bertsio elektronikoa egin dezakezu eta Word edo beste testu editoreen inguruko aldaketak egin ditzakezu.

Inprimatu argazkiak kalitate onean

Irudiaren kalitatea

Jende askok uste du aukera hobea dela argazkiak jatorrizko formatuan inprimatzea, hau da, irudi fitxategi formatua (JPG) da. Hala ere, PDF fitxategiaren formatuak inprimatze emaitzarik onenak ematen ditu. Inprimatutako irudiarekin konforme ez dagoen hurrengoan, gorde JPG fitxategia PDF gisa lehenik eta gero inprimatu.

Aff Hubspot 728x90

PDF fitxategi desberdinetako edukia konbinatu nahi duzu

Bi modu daude fitxategi desberdinetako datuak bateratzeko. Zure fitxategiak PDFn badaude, fitxategi bakarrean batu ditzakezu. Orduan, bateratutako PDF horretako orriak zatitu ditzakezu alferrikakoak ez direnak kentzeko.

Word edo Excel bezalako fitxategi editagarriak jorratzen badituzu, kopiatu eta itsatsi funtzioak egingo du lana. Kopiatu testua fitxategitik eta itsatsi beste batera. Normalean, hiru itsatsi aukera daude: itsatsi balioak soilik, itsatsi formateatu gabe eta itsatsi iturri formateaketarekin, baina erabiltzen duzun idazlearen araberakoa da.

Dokumentuen kudeaketan arazo ohikoenei irtenbideak aurkitu dituzunean, zure zereginak azkarrago bete ditzakezu. Arazoak izan al dituzu dokumentuekin? Partekatu gurekin iruzkinen atalean eta pozik aurkituko genuke zuretzako irtenbiderik onena.